Восстановление записей в трудовой книжке при её утрате
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление записей в трудовой книжке при её утрате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Обратитесь в отдел кадров своей организации
Если вы потеряли трудовую книжку и нуждаетесь в ее восстановлении, лучше всего обратиться в отдел кадров своей организации. В этом случае вы сможете получить необходимые документы и информацию быстро и без лишних хлопот.
Ниже перечислены преимущества обращения в отдел кадров для восстановления трудовой книжки:
- Быстрое получение документов: Отдел кадров имеет доступ к вашим личным данным и может с легкостью восстановить вашу трудовую книжку. Вы сэкономите время, не прибегая к поиску правильных контактов и документов.
- Гарантия законности: Отдел кадров находится внутри вашей организации и руководствуется законами трудового права. Восстановление трудовой книжки через отдел кадров гарантирует, что все процедуры будут выполнены в соответствии с действующим законодательством.
- Программа хранения данных работников: Организации обычно ведут базу данных своих сотрудников, в которой хранится информация о трудовых отношениях. Это позволяет отделу кадров восстановить трудовую книжку по вашему запросу.
- Поддержка и консультации: Отдел кадров обычно предоставляет сотрудникам консультации по трудовому праву и другим вопросам, связанным с их трудовыми отношениями. Вы можете получить профессиональную помощь по восстановлению трудовой книжки и другим вопросам, связанным с ней.
Не стоит забывать, что восстановление трудовой книжки через отдел кадров вашей организации является самым практичным и надежным способом. Вы экономите время и обеспечиваете себе законность процедуры. Поэтому не стесняйтесь обращаться в отдел кадров своей организации, если вам требуется восстановить трудовую книжку.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Получить в организации справку о работе.
Если вы потеряли трудовую книжку или по ряду причин не можете ее получить, вы можете обратиться в организацию, в которой работали, для получения справки о работе.
Для получения сертификата необходимо обратиться в отдел кадров или в Департамент труда и социальной защиты населения. Необходимо заполнить заявление и предоставить документы, подтверждающие вашу личность. Как правило, для получения сертификата требуется паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
При подаче заявления в агентство вы предоставите всю необходимую информацию. Укажите свое имя, дату рождения, место работы, продолжительность работы и любую другую информацию, позволяющую идентифицировать вашу занятость. Если у Вас есть трудовой договор или другие документы о трудоустройстве, приложите их к заявлению.
После подачи заявления ожидайте его обработки. Рекомендательное письмо обычно выдается в течение нескольких дней или недель, в зависимости от порядка работы организации. Если рекомендательное письмо требуется срочно, попросите сотрудников ускорить процедуру.
Обратитесь в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка утеряна, то для решения проблемы необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд — это специализированный орган, который ведет учет и выплачивает пенсии гражданам Российской Федерации.
Для восстановления трудовой книжки необходимо обратиться в ближайшее отделение Пенсионного фонда по месту регистрации. При подаче заявления необходимо предъявить паспорт со всеми имеющимися документами, подтверждающими трудовую деятельность: трудовым договором, справкой о доходах, справкой об обучении или прохождении военной службы.
При подаче заявления в Пенсионный фонд могут потребоваться дополнительные документы и сведения, например, копия свидетельства о рождении для подтверждения личности или смены фамилии в случае вступления в брак или развода.
После того как вы представите все необходимые документы и заполните форму заявления на восстановление трудовой книжки, Пенсионный фонд приступит к обработке вашего запроса. Вы должны быть готовы к тому, что восстановление трудовой книжки может занять некоторое время.
Какой вид имеет электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой формат, в котором формируются сведения о трудовой деятельности работника. Она является альтернативным способом получения выписки из трудовой книжки, который можно заказать через государственные сервисы или сайт работодателя.
ЭТК имеет вид электронного документа и содержит информацию о всех местах работы работника, включая даты приема и увольнения, должности, систематические отпуска и другие сведения, аналогичные данным, указанным в обычной трудовой книжке. ЭТК является официальным и признанным документом, имеющим такую же юридическую силу, как и обычная трудовая книжка.
Электронную трудовую книжку можно получить различными способами. Один из самых распространенных способов – заказать выписку из трудовой книжки через государственные сервисы, такие как госуслуги. Существует также возможность получить электронную трудовую книжку через сайт работодателя, если предусмотрено такое обслуживание.
Для получения электронной трудовой книжки работником необходимо обратиться на сайт государственных сервисов, указать свои персональные данные и согласиться на обработку информации. После обработки запроса работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке и может посмотреть все свои данные.
Этот вид трудовой книжки является более удобным и практичным, поскольку информация в нее записывается непосредственно в момент работы на определенном месте, а также нет риска утерять трудовую книжку. При утере трудовой книжки, работник может заказать выписку из своей электронной трудовой книжки, сохраненную на сайте государственных сервисов или у работодателя.
Таким образом, электронная трудовая книжка имеет формат электронного документа и может быть получена работником через государственные сервисы или сайт работодателя. ЭТК является официальным документом с такой же юридической силой, как и обычная трудовая книжка. Она позволяет получить выписку из книжки и посмотреть свои данные, а также является защитой от утери традиционной трудовой книжки.
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Восстановление трудовой книжки: инструкция и советы
Утрата трудовой книжки — это серьезный проблема для каждого работника. Такая потеря может привести к снижению зарплаты или к неровному расчету пенсии. Однако, есть решение: восстановление трудовой книжки.
Восстановление трудовой книжки осуществляется при заполнении заявления о выдаче дубликата. Заявление может быть подано непосредственно в архив, где хранится персональное дело работника.
При заполнении заявления на дубликат трудовой книжки необходимо учитывать особенности заполнения. В заявлении необходимо указать вся информация, такая как ФИО, дата рождения, организации, где работал работник, и даты приема и увольнения, а также причину утери трудовой книжки.
На основании заявления, копии документов и других необходимых действий в архиве формируется дубликат трудовой книжки, в котором вносятся все записи о работе работника.
Восстановление трудовых книжек может осуществляться через государственный порядок. Это может быть массовая процедура для работников определенной отрасли. Кто восстанавливает трудовые книжки? Вопрос решается Рострудом или федеральными государственными органами.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
При необходимости восстановления трудовой книжки после утраты или повреждения записей в ней, гражданин может оформить заявление на выдачу дубликата.
В заявлении указывается информация о заявителе, а также основания на выдачу дубликата. Кто может подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки? Заявление может быть подано работником самостоятельно или уполномоченным представителем.
Для оформления заявления о выдаче дубликата трудовой книжки необходимы следующие документы:
- Заявление на выдачу дубликата в произвольной форме;
- Заявитель должен предоставить документ, удостоверяющий его личность (паспорт, водительское удостоверение, иное удостоверение личности с фотографией);
- Документ, подтверждающий факт утраты или повреждения трудовой книжки (записная книжка с указанием даты утраты, протокол о служебном расследовании, другие документы, свидетельствующие о факте утраты или повреждения книжки).
Гражданин может выбрать один из двух способов восстановления дубликата трудовой книжки: обращение в органы труда или восстановление самостоятельно на основании заявления. При обращении в органы труда необходимое заявление подается лично заявителем или его уполномоченным представителем. В случае самостоятельного восстановления дубликата на основании заявления, необходимые записи вносятся в трудовую книжку при наличии соответствующих документов.
Оформление заявления о выдаче дубликата трудовой книжки должно быть проведено в соответствии с требованиями законодательства и учетом каких-либо особенностей, установленных органами труда. После получения заявления и необходимых документов, орган труда выдает дубликат трудовой книжки заявителю.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Если виноват работодатель
Утеря или порча трудовой книжки также может происходить по вине работодателя. В случае если в организации от неаккуратных действий кадрового отдела пострадал один сотрудник, то алгоритм дальнейших действий такой же, как описано выше. Однако кадровикам рекомендуется оказывать содействие в сборе необходимой информации. Например, посылать запросы в архив или в компании, где раньше был трудоустроен сотрудник.
Если произошла утеря или порча сразу нескольких трудовых книжек, то порядок действий иной: собирается специальная комиссия, которая расследует обстоятельства произошедшего. По результатам расследования составляется акт, на основании которого кадровый отдел выписывает дубликаты трудовых книжек сотрудникам.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как восстановить трудовую книжку в МФЦ
Размышляя, как восстановить утерянные трудовые книжки, стоит попробовать воспользоваться услугами МФЦ. Благо, их перечень постоянно расширяется.
Можно сэкономить несколько часов на посещении центра, записавшись в очередь онлайн. Понадобится зайти на официальный сайт. Не авторизованным на портале пользователям, придётся зарегистрироваться.
При посещении, когда придёт очередь, потребуется заполнить выданный бланк заявления. Заявление, вместе с заранее подготовленными документами, передаётся специалисту МФЦ. Необходимо заранее запастись:
- паспортом;
- бланком, чтобы его заполнили как дубликат;
- имеющейся копией трудовой;
- сохранившимися копиями документации по прежним договорам;
- сведениями по назначениям и переводам;
- полученной в ПФР справкой, где указана продолжительность стажа.
Принявший заявление, с прилагающимися к нему документами, сотрудник сообщит, когда можно прийти за дубликатом. Для его получения МФЦ свяжется с госархивами.