Какие журналы должны быть у кадровика в организации в обязательном порядке в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие журналы должны быть у кадровика в организации в обязательном порядке в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года. Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно.

Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.

• Дистанционный труд и эксперимент об электронном документообороте.
• Минтруд утвердил правило перехода на электронные кадровые документы.
• Перечень кадровых документов, с которыми можно работать в электронном виде.
• Выгоды электронного документооборота.
• Персональные данные работника при ведении кадрового ЭДО.
• Новые правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

• Периодические отчеты в пенсионный фонд.
• СЗВ, квотируемые категории.
• Электронные трудовые книжки. Новая форма СЗВ-ТД, которую в 2023 году нужно подавать ежемесячно до 15 числа.
• Какая информация и за какой период будет вноситься в новые отчеты СЗВ-ТД и СЗИ-ТД?
• Информация о работниках, которые были приняты, уволены, переведены и обо всех работающих в организации с указанием всех переводов и должностей.
• Штрафные санкции по новым отчетам и как их избежать.
• Уведомления о приеме и увольнении работников в ПФ РФ: процедура, сроки уведомления, порядок уведомления при большом штате.
• Отчетность в службы занятости.
• Категории отчетности по ведению воинского учета. Новации. Ответственность.
• Нулевая отчетность при отсутствии изменений по работникам.
• Отчетность по «совместителям».
• Бланки новой отчетности в ПФ РФ и особенности заполнения.

• изучат ключевые изменения трудового законодательства 2023-2023 годов;
• получат практические рекомендации, как провести и завершить переход на электронные трудовые книжки;
• рассмотрят новый Федеральный закон по цифровизации кадрового дела, какие кадровые документы затронет эксперимент, и как будет проходить их перевод в электронный формат;
• познакомятся с порядком проведения проверок трудовой инспекции в 2023 году;
• рассмотрят актуальные вопросы увольнения работников;
• разберут спорные ситуации в области трудового права и ведения кадрового учета на практических примерах.

• Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
• Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
• Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2023).
• Изменения в диспансеризации работников.
• Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
• Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
• Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
• Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
• Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
• Сложные вопросы оформления совместительства.
• Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
• Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
• Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
• Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
• Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2023 году.
• Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
• Порядок организации проверок в 2023 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2023, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2023). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.

• Изменение сроков уведомлений по переходу на ЭТК.
• Отчетность работодателя (СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР).
• Принятие закона о штрафных санкциях.
• Способы подтверждения трудового стажа работников после внедрения ЭТК.
• Правила выдачи трудовых книжек работникам на руки, если они отказались от их ведения.
• Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
• Внесение изменений в ЛНА в связи с переходом на ЭТК.

• обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;
• исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;
• выдачу организации-фондообразователю дел во временное пользование, в т.ч. и для работы в читальном зале архива.

Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации. Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет. В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки.

Описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации по установленной форме (Пример 3.8) и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Перечень Обязательных Журналов В Организации 2021

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году

Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.

Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:

• не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
• к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
• до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
• до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
• до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
• подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Перечень Обязательных Журналов В Организации 2021

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

Какая ответственность грозит за нарушения в кадровой отчетности

За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.

За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).

Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.

Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:

• дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
• штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.

Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Третье место – «Правовые аспекты работы специалиста по кадрам»

Работа специалиста по кадрам неразрывно связана с юридическими вопросами. Для эффективного и профессионального выполнения своих обязанностей, специалисту по кадрам необходимо быть в курсе последних изменений в трудовом законодательстве и иметь понимание юридических аспектов работы сотрудников.

Журнал «Правовые аспекты работы специалиста по кадрам» станет незаменимым инструментом для кадровиков, желающих быть в курсе текущих изменений в законодательстве и правовых аспектов трудовых отношений. Журнал предлагает обновления в законодательстве и комментарии экспертов о важных правовых вопросах, касающихся работы сотрудников.

Читатели журнала получат конкретные рекомендации по применению законодательства в рамках работы с персоналом, а также информацию о судебной практике и возможных последствиях нарушения трудового законодательства.

Журнал «Правовые аспекты работы специалиста по кадрам» предоставит специалистам по кадрам необходимую информацию и поможет им избежать юридических ошибок, связанных с управлением персоналом. Это незаменимый ресурс для кадровиков, стремящихся быть в курсе последних обновлений в правовой сфере и принимать эффективные решения в своей работе.

Инновации в HR сфере для повышения эффективности

В современном мире HR-специалисты сталкиваются со множеством вызовов, которые требуют новых решений и стратегий. Развитие технологий и изменение бизнес-процессов заставляют HR-отделы быть гибкими и инновационными. В этом контексте, существует несколько инноваций, которые могут существенно повысить эффективность HR деятельности.

1. Использование искусственного интеллекта (ИИ) в подборе и найме сотрудников. ИИ-системы могут анализировать огромное количество данных, определять профиль и потребности компании, а также сравнивать и выбирать наиболее подходящих кандидатов. Благодаря этому, процесс подбора персонала становится более быстрым и точным.

2. Внедрение онлайн-платформ для обучения и развития сотрудников. Онлайн-курсы и обучающие платформы позволяют сотрудникам самостоятельно развиваться и повышать свои навыки. Такая система обучения позволяет сэкономить ресурсы и время HR-подразделения.

3. Системы аналитики и управления данными. Разработка и внедрение систем аналитики и управления данными позволяет HR-отделам эффективно анализировать и использовать информацию о своих сотрудниках. Это помогает принимать взвешенные решения в различных сферах HR-дейтельности, таких как подбор, обучение и стимулирование сотрудников.

4. Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений. Сотрудники, которые чувствуют себя активными участниками внутренней жизни компании и имеют возможность принимать решения, обладают большей мотивацией и преданностью к компании. Поэтому вовлечение сотрудников в процесс принятия решений становится важным фактором эффективности HR-деятельности.

5. Использование мобильных приложений для HR процессов. Мобильные приложения позволяют сотрудникам и HR-специалистам просто и удобно совершать различные операции и оперативно обмениваться информацией. Это упрощает и ускоряет HR-процессы, повышая эффективность и удобство работы.

6. Автоматизация рутиных HR-процессов. Автоматизация рутинных задач как, например, управление отпусками, сбор и анализ данных может значительно сэкономить время и ресурсы HR-отдела, позволяя сотрудникам заниматься более важными и стратегическими задачами.

7. Развитие и поддержка корпоративной культуры. Создание и поддержка корпоративной культуры является важным аспектом HR-деятельности. Понимание ценностей компании и ее культуры помогает сотрудникам чувствовать себя единой командой, а также повышает их мотивацию и лояльность к компании.

Вовлечение инноваций в HR-процессы может значительно повысить эффективность деятельности HR-отделов и способствовать достижению стратегических целей компании.

Тренды развития HR-технологий и их влияние на процессы управления персоналом

Одним из ключевых трендов развития HR-технологий является автоматизация и оптимизация рутинных процессов. Автоматизация позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение административных задач, и сосредоточиться на стратегических аспектах управления персоналом.

Еще одним важным трендом является использование аналитики данных в управлении персоналом. Собранные данные о сотрудниках и процессах позволяют анализировать эффективность работы, определять потенциал развития и принимать обоснованные решения в области персонала.

Другой очень перспективный тренд — это использование искусственного интеллекта в HR-технологиях. ИИ может помочь в рекрутинге, проводить анализ данных и предлагать рекомендации по управлению персоналом.

Популярным становится также использование онлайн-платформ и HR-систем для управления персоналом. Они позволяют удобно вести учет, хранить и обрабатывать данные сотрудников, а также облегчают коммуникацию между сотрудниками и руководством.

• Тренд автоматизации и оптимизации процессов
• Тренд использования аналитики данных
• Тренд использования искусственного интеллекта
• Тренд использования онлайн-платформ и HR-систем

Такие тренды в HR-технологиях существенно изменяют процессы управления персоналом. Они позволяют сократить затраты времени и ресурсов, повысить эффективность работы, принимать обоснованные решения и лучше адаптироваться к изменениям внешней среды.

Если вы хотите быть в курсе последних тенденций и успешно управлять персоналом, обязательно изучите журналы по HR-технологиям, которые подробно освещают эти тренды и предоставляют полезные рекомендации и инструменты для успешной работы в области управления персоналом.

Похожие записи:

• Какие льготы и выплаты положены вдове Чернобыльца 2024 году консультантации
• Имеет ли опекун право на наследство после смерти опекаемого
• Программа переселение в Россию для граждан таджикистана