Передача дел при увольнении сотрудника обязательна

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении сотрудника обязательна». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

Особенности ухода главного бухгалтера

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Кто обязан передавать дела

После увольнения сотрудника в компании возникает необходимость передачи дел, чтобы обеспечить непрерывность работы. Важно учитывать, что не всем сотрудникам дана такая возможность. Обязанность передавать дела лежит на определенных лицах, которые обладают необходимой информацией и компетенцией.

Главными лицами, обязанными передавать дела, являются:

1. Руководитель отдела. Он несет ответственность за работу своего отдела и составляет ключевое звено между уволенным сотрудником и его преемником. Руководитель отдела должен убедиться, что все дела переданы вовремя и полностью.

2. Уполномоченное лицо. В некоторых случаях компания может назначить специальное уполномоченное лицо, ответственное за передачу дел. Такое лицо должно обладать достаточными знаниями и навыками, чтобы грамотно осуществить передачу дел.

Помимо указанных лиц, передача дел может быть осуществлена также:

• Увольняющимся сотрудником. В некоторых случаях, если увольняющийся сотрудник имеет особые знания или занимал ответственную должность, ему может быть поручено передать дела своему преемнику напрямую.

• Резервным сотрудником. Если компания имеет резервных сотрудников, они могут быть назначены на временную замену уволенного сотрудника и обязаны получить передачу дел от него.

• Сотрудниками, связанными с работой уволенного. В случае если дела имеют прямое отношение к работе других сотрудников, им может быть поручено получить передачу дел от уволенного сотрудника.

Важно отметить, что передача дел должна быть осуществлена в письменной форме, чтобы иметь документальное подтверждение передачи и сохранить информацию для последующего использования. Передача дел должна быть внимательно контролируема и организована с учетом возможного воздействия на работу компании.

Ответственность при передаче дел

При передаче дел от одного сотрудника другому несется определенная ответственность. Важно, чтобы все информация была передана полностью, а также организована и структурирована для последующего удобного использования.

Сотрудник, передающий дела, должен удостовериться, что он передает все необходимые документы и файлы новому ответственному лицу. Для этого можно воспользоваться чек-листом, составленным заранее, чтобы ничего не пропустить.

Также важно провести обучение нового ответственного сотрудника, чтобы он был знаком со всей документацией и процессами, связанными с текущими делами. Обучение может проходить как в формате инструктажа, так и практическим путем — показав все документы и помогая сориентироваться в них.

Ответственность при передаче дел также включает в себя обязанность обеспечения безопасности информации. Сотрудник, передающий дела, должен убедиться, что никакие конфиденциальные данные не будут доступны неправомерным лицам. Это может включать уведомление системного администратора о необходимости отключить доступ к конфиденциальным папкам или базам данных.

При передаче дел очень важно документировать процесс и состояние переданной информации. Это поможет избежать споров и разногласий между сотрудниками в будущем. Удостовериться, что все документы были успешно переданы и приняты, можно с помощью подписей и отчетов.

В целом, ответственность при передаче дел является одним из ключевых аспектов процесса увольнения сотрудника. Его должны понимать все участники этого процесса и стремиться к максимальной точности и четкости, чтобы избежать непредвиденных ошибок и проблем в работе компании.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Когда нужен передаточный акт

Начнем с того, что актом фиксируется:

• текущее состояние рабочего процесса;
• процент выполнения определенных задач;
• объем находящихся на хранении ценностей и документов.

Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.

Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:

• рабочий процесс не прекращается;
• новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
• распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
• работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.

Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.

При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.

Акт приема — передачи дел: образец составления

• рабочий процесс не приостанавливался;
• трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
• можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
• можно было распределить зоны ответственности;
• регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
• принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
• осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
• своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
• обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.

Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.

Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.

По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.

Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.

Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.

Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?

Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.

Если увольняется материально ответственное лицо

Основанием для производства ревизии при увольнении ответственного человека становится приказ, вынесенный руководителем компании. В ревизию входит пересчет всех вещей, что были вверены сотруднику. Необходимо описать состояние, в котором они находятся, уровень изношенности и стоимость. Определяется она при учете изношенности. Составить нужно акт и передать ценности новому работнику. На документе ставятся подписи двух людей. Это вновь принимаемый на работу и увольняющийся.

Когда указанный акт подписан – трудовое соглашение с ответственным лицом теряет силу. Ответственность передают новому работнику. Потребуется передать вещи в двухнедельный срок. Отсчет начинается с момента подачи заявления относительно расторжения договора.

Зачем нужна передача дел

Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.

Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.

Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:

• дата составления;
• место издания;
• регистрационный номер формуляра;
• перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
• суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
• подпись директора и печать фирмы.

Приказ о передаче дел при увольнении

Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:

• Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;

• Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
• Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;

• Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.

Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.

До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.

Правовые документы

• Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
• Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
• Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

Похожие записи:

• Можно ли подарить квартиру находящуюся в ипотеке
• Какие банки не сотрудничают с судебными приставами
• Как выбрать радар детектор для автомобиля в 2024 году