Хранение уведомлений о начале отпуска
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение уведомлений о начале отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сроки хранения кадровых документов в организации регламентируются законодательством Российской Федерации. Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным правовым актам, работодатель обязан сохранять трудовые книжки, приказы о приеме и увольнении, доходные документы и другую кадровую документацию в течение определенного периода времени.
Сколько сохранять уведомления и приказы?
Процедура хранения уведомлений и приказов о предоставлении отпуска для сотрудников предприятия имеет свои правила и сроки. В случае несоблюдения этих правил могут быть применены санкции.
Согласно кадровых правил, уведомления и приказы о предоставлении отпуска должны храниться в течение определенного срока. Каждое предприятие имеет свои правила и сроки хранения документов, поэтому для точной информации необходимо ознакомиться с внутренними правилами организации.
Однако, в большинстве случаев документы о предоставлении отпуска должны быть сохранены на протяжении определенного количества лет. Обычно этот срок составляет 5 лет со дня окончания отпуска. Таким образом, предприятие должно хранить уведомления и приказы о предоставленных отпусках в течение 5 лет.
Не соблюдение сроков хранения документов может повлечь за собой негативные последствия. Как правило, указаны санкции, которые могут быть применены к организации в случае нарушения правил хранения кадровых документов.
Таким образом, для сохранения документального счета и собственного интереса организации следует строго соблюдать правила хранения уведомлений и приказов о предоставлении отпуска сотрудникам. Сроки хранения документов, а также санкции за их несоблюдение должны быть прописаны во внутренних правилах предприятия.
Где прописаны сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов установлены законодательством РФ. Организации обязаны соблюдать эти сроки, так как несоблюдение правил хранения может повлечь за собой санкции и штрафы.
Сроки хранения кадровых документов зависят от их типа и содержатся в Перечне документов, подлежащих хранению организациями в течение определенного времени. Этот перечень утверждается приказами Минтруда России.
В соответствии с данным перечнем заявления на отпуск, уведомления о зачислении и увольнении сотрудников, приказы о назначении и перемещении на должность, а также другие документы, связанные с отпуском и работой персонала, должны храниться в организации на протяжении определенного срока.
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Заявления на отпуск | 3 года |
| Уведомления о зачислении и увольнении сотрудников | 75 лет |
| Приказы о назначении и перемещении на должность | 75 лет |
| Процедуры и правила отпуска | 75 лет |
| Счет отпуска | 75 лет |
| Другие документы, связанные с отпуском и работой персонала | 75 лет |
Главой организации, предоставляющей сотрудникам отпуска, обязаны быть разработаны и утверждены внутренние документы, регламентирующие порядок хранения кадровых документов. В этих документах указываются сроки хранения, ответственные лица за их сохранение и другие подробности процедуры хранения.
Важно отметить, что организации несут ответственность за сохранность кадровых документов даже после увольнения сотрудника. Поэтому, в случае несоблюдения сроков хранения, могут быть применены соответствующие санкции.
В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы — 50/75 лет ЭПК.
Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет ЭПК.
Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.
Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.
Как оформить уведомление об отпуске
Скачайте бланк уведомления в начале данной статьи, заполните пустые графы (название организации, должность и полное имя работника, даты отпуска).
Затем подпишите у работника уведомление об отпуске в строке «С уведомлением ознакомлен». Пусть рядом с подписью работник проставит своей рукой дату подписания.
|
Общество с ограниченной ответственностью УВЕДОМЛЕНИЕ о начале ежегодного отпуска 14.01.2023 N 7 Уважаемая Елена Владимировна! Извещаем Вас, что в соответствии с графиком отпусков ООО «Смайлик» на 2023 год, утвержденным приказом от 07.12.2022 N 40-от, Вам будет предоставлен с 31.01.2023 ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оплата указанного отпуска будет произведена 25.01.2023. Сообщаем о том, что Ваш первый рабочий день после окончания указанного отпуска — 01.03.2023. Руководитель Рощин А.С. Рощин С уведомлением ознакомлена, экземпляр уведомления получила: Артеменко Е.В. 14.01.2023 |
Детали оформления уведомления о начале отпуска
Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:
| Название компании | Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху. |
| Данные работника | Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже. |
| Текст | Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде. |
| Подпись | Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой. |
| Направление документа в дело | В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку. |
В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Уведомление о начале отпуска: образец документа
Законным правом на получение регулярного оплачиваемого отпуска обладает абсолютно каждый работник нашего государства, при условии, что его трудовая деятельность осуществляется в официальном режиме. Первая возможность для ухода на отдых появляется у служащего в тот момент, когда время его работы в организации достигнет полугода.
Помимо особенностей и порядка возникновения права на отпуск, и работодателю, и поwidth=»100%»чиненному необходимо обладать и основной информацией относительно документального порядка оформления этой процедуры. В случае игнорирования существующих правил, любая проверка в будущем сможет обнаружить имеющиеся нарушения. Это, в свою очередь, сможет послужить полноценным основанием для применения соответствующих мер наказания.
Законодательное регулирование процедуры предоставления отпуска в нашей стране осуществляется с помощью положений ТК РФ. В статье 123 указано, что процедура оформления отдыха для служащего включает в себя и такой важный этап, как подготовка уведомления. Его можно назвать особым кадровым документом, основная задача которого заключается в том, чтобы вовремя представить сотруднику соответствующую информацию о скором начале его отпускного периода.
Как известно, все служащие должны уходить в отпуск на основании главного документа – графика. Он составляется в конце каждого года, в него вносятся данные на следующий годовой период. Естественно, если сотрудник, например, уходит в отпуск осенью, он может просто забыть, какие именно числа отпуска ранее указывались в графике. Именно для этого работодатель и должен заранее предупредить своего подчиненного.
Форма уведомления о начале отпуска
Как уже было сказано выше, действующими нормами не было установлено обязательной формы для уведомления о начале отпускного периода. Это означает, что каждый работодатель вправе разработать собственный образец данного документа. Делать это лучше всего на фирменном бланке учреждения, где уже содержится вся необходимая информация о юридическом лице.
Несмотря на отсутствие обязательной формы, в документ все равно всегда должны включаться основные сведения, без которых он не сможет быть признан юридически грамотным.
Если уведомление составляется не на фирменном бланке предприятия, а на пустом листе формата А4, в правом верхнем углу нужно оформить его «шапку». Туда помещаются сведения об адресате данного документа, а именно – о сотруднике, которому скоро предстоит отправиться в отпуск.
Объясняем, как правильно составить уведомление
При работе с уведомлением о начале отпуска первым делом обратим внимание на шапку документа, в которой необходимо прописать, кому и от кого направляется бумага. Отправителем всегда является директор, а адресатом – работник, подготавливающийся к уходу в отпуск. Далее обозначаем дату и место составления официальной бумаги.
Переходя к основной части, сошлёмся на приказ начальника, в соответствии с которым и был назначен отпуск, а также на штатное расписание фирмы. Затем высчитываем точное количество календарных дней и дату выхода на работу. Эти моменты также должны найти своё отражение в документе. Не забываем указать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Сумма отпускных, как правило, в уведомлении не фигурирует.
Нужно ли создавать уведомления, как известить сотрудника, какие способы существуют — смотрите в видео самый правильный способ извещения работника о начале его отдыха:
ТК РФ требует от работодателей обязательного извещения персонала о том, когда начнется их отдых по утвержденному графику. Сделать это нужно за 2 недели до его начала. Можно это сделать с помощью уведомления или приказа. Главное — выполнить требовать из ст.123 ТК РФ.
Невыполнение данного действия может повлечь отказ сотрудника уходить в отпуск и последующий перенос отпускного времени на срок, удобный сотруднику. При этом отказать руководство уже не сможет и придется подстраиваться под желания трудящегося, чьи права были нарушены.
Как составить уведомление о начале отпуска
Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.
Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Где прописаны сроки хранения кадровых документов
Работа кадровой службы сопряжена с большим потоком документооборота. Чтобы соблюдать порядок в кадровой документации, важно вовремя производить ревизию деловых бумаг и сдавать в архив те, что отработаны. Сроки и порядок архивации кадровых документов регулируются законодательно:
- законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.
Образец уведомления о начале отпуска
В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.
Примечание:
Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске
Н.З. Ковязина
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.
Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.
Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — указывать дату уведомления о начале отпуска.
Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.
Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.
Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.
Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.
Журнал регистрации отпусков
Так он может быть разбит на части, сотрудника могут вызвать на работу, работник может получить отгулы в счет отпуска и пр.
Составляя графики отпусков нужно учитывать и интересы работодателя, и интересы работника. Список необходимых действий выглядит так:
- Вести учет неплановых отпусков;
- Информировать сотрудника перед отпуском;
- Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.
- Вести учет дополнительных отпусков;
- Вести учет остатка отпуска;
- Составить график отпусков;
- Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
- Учитывать период, за который положен отпуск;
- Вести учет отзывов;
- Анализировать пересечение их между собой;
- Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
- Предусматривать возможность продления;