Сдача документов в архив при банкротстве юридического лица

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при банкротстве юридического лица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.

Дом ученых НЦЧ РАН Успешно проведены работы по обработке дел постоянного, переплету документов, а так же выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ОАО «Мегафон» ОАО «Мегафон» благодарит компанию » Столичный Архивист» за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской документации. Муниципалитет района Бескудниково г. Москвы Успешно проведены работы по обработке дел постоянного и временного хранения, переплету документов и состовлению историчесского аппарата к архивному фонду. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по вывозу и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ФГУП Московский завод по обработке специальных сплавов Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и их последующему уничтожению.

Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?

Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• личные карточки (форма № Т-2);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными условиями труда (табели и наряды…

Как составить номенклатуру дел

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

При работе с другими компаниями и частными лицами Вы можете столкнуться со многими проблемами:

• Отсутствие достаточного опыта. Это приводит к ошибкам в обработке документов, а значит, к необходимости их переделки и возможным штрафам от контролирующих органов.
• Необходимость вывоза документов. Большинство подрядчиков работают у себя, а вывоз документов влечет риск их потери или повреждения, а также утечки информации.
• Неуверенность в сроках. Неопытные подрядчики не могут адекватно оценить объем и срывают сроки сдачи проекта, подставляя компанию под штрафы.
• Некачественные материалы. Подрядчики часто используют самые дешевые материалы, а значит, срок жизни документов будет коротким.
• Авансовые платежи. И даже если Вы будете недовольны результатом, то эти деньги будут утеряны.

Что делать с документами при ликвидации компании

• Свежие
• Посещаемые

Порядок организации государственного учета документов и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации при ликвидации организации

Законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состоит из Основ и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Архивного фонда Российской Федерации состоит из государственной и негосударственной части.
Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства — в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность/

В соответствии с законом «О несостоятельности (банкротстве)» перечень документов, подлежащих передаче в Архивный фонд Российской Федерации, утверждается государственным органом, осуществляющим государственную политику в области архивного дела, документы, отобранные на вечное хранение, и по личному составу передаются конкурсным управляющим в государственный или муниципальный архив. Документы временного хранения, сроки которых не истекли, могут быть как имущество, оставшееся после ликвидации организации, переданы конкурсным управляющим на хранение в архивы учредителей (участников) кредитной организации до истечения сроков их хранения.

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

• документы по личному составу;
• договоры с контрагентами;
• корреспонденция;
• отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
• учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

• постоянного хранения;
• длительного (более 50 лет);
• временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Проблема передачи документов ликвидированных организаций (банкротов) в государственные и муниципальные архивы

Россия вступила в 2015 год на фоне продолжающегося снижения мировых цен на нефть, падения курса рубля, роста инфляции и экономических санкций со стороны стран Запада. В связи с тяжелой экономической ситуацией растет количество компаний – банкротов. По данным российского Единого федерального реестра сведений о банкротстве на конец первого квартала 2015 года количество фирм, признанных несостоятельными, выросло на 22% по сравнению с аналогичным периодом 2014 года и составило 3 765.

В связи с ростом организаций, признанных несостоятельными, остро встает вопрос о передаче на хранение документов ликвидируемых организаций, подлежащих обязательному хранению. При этом сдача документов по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты граждан (бывших работников) в области обеспечения пенсионных и иных прав.

Указанная деятельность регламентируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рядом подзаконных актов.

Сдача документов в архив при банкротстве

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;
• тарификационные ведомости – 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

• приказы;
• личные дела уволенных;
• личные карточки уволенных;
• лицевые счета по заработной плате;
• расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
• невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
• акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Сколько стоит хранение? Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

• Свежие
• Посещаемые

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Составление и оформление описей дел

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Если вы знаете, какие документы сдают в архив, и все они в наличии, далее дело остается за малым. Нужно собрать специальную комиссию, провести анализ всей документации и составить опись. Затем оформить историческую справку в установленной форме, и все это в нескольких вариантах, в том числе электронном, передать работникам архива.

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

В пределах страны эта цифра превышает 100 тысяч жалоб», — отмечает Литвиненко. Авторы законопроекта предлагают прописать в законе обязанность передавать в госорганы документы по личному составу.

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

Какие документы сдают в архив при ликвидации и банкротстве

Порядок организации государственного учета документов и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации при ликвидации организации

Законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состоит из Основ и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Архивного фонда Российской Федерации состоит из государственной и негосударственной части.
Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства — в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность/

В соответствии с законом «О несостоятельности (банкротстве)» перечень документов, подлежащих передаче в Архивный фонд Российской Федерации, утверждается государственным органом, осуществляющим государственную политику в области архивного дела, документы, отобранные на вечное хранение, и по личному составу передаются конкурсным управляющим в государственный или муниципальный архив. Документы временного хранения, сроки которых не истекли, могут быть как имущество, оставшееся после ликвидации организации, переданы конкурсным управляющим на хранение в архивы учредителей (участников) кредитной организации до истечения сроков их хранения.

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

• документы по личному составу;
• договоры с контрагентами;
• корреспонденция;
• отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
• учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Какие документы нужно передавать на хранение

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Проблемы бумажного документо­оборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Правовое регулирование

Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.

Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.

Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.

Похожие записи:

• Новое о ветеранах труда в 2024 году в России
• Сколко штраф за громкую музыку в 2024 году
• Пенсия инвалидов с детства 1 группы в 2024 года