Типичные ошибки при составлении штатного расписания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Типичные ошибки при составлении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Первое заблуждение – об округлении ставок в штатном расписании

В штатном расписании должно быть внесено лишь нужное число штатных единиц. В случае если какая-то должность предусматривает неполную занятость, должна быть указана неполная штатная единица.

В четвёртой графе унифицированной формы штатного расписания укажите количество штатных единиц. Здесь допускается дробное число. К примеру, 2,75, 0,5 или 0,25.

В пятой графе отражается тарифная ставка (полный оклад), с помощью которой начисляется оплата в соответствии с отработанными часами.

Если в компании на одной должности есть нагрузка для 2,25 человека, указывайте это число в графе «Количество штатных единиц». При этом, по сути, вы можете принять на работу троих и более сотрудников и, договорившись с ними, раскидать между ними нагрузку в любых комбинациях. Скажем, трое сотрудников могут взять каждый на себя по 0,75 ставки. Или двое работают по полноценной штатной единице, а третий «идёт» на совмещение (0,25).

Нужно помнить о том, что количество штатных единиц отражает необходимую нагрузку на одну должность, а не просто является численностью сотрудников в этой должности. И не стоит в штатном расписании округлять до целых единиц ставки.

Заблуждение № 2. Каждый год нужно утверждать новое штатное расписание

Законодательство не обязывает работодателя обновлять штатное расписание ежегодно. У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения.

Штатное расписание следует поменять, издав соответствующий приказ, если в компании произошли определенные изменения (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Утвердить новое штатное расписание (внести в него изменения) нужно, если:

• изменились оклады, тарифные ставки, надбавки и т. п.;
• изменилась организационная структура (появились или были ликвидированы отделы, подразделения и т. п.);
• изменилось количество штатных единиц (появились новые ставки или, наоборот, произошло сокращение штата);
• были переименованы должности.

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Далее события развиваются следующим образом:

• Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
• Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
• Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Неправильное распределение рабочего времени

Одной из причин неправильного распределения рабочего времени может быть недостаточное знание о работе сотрудников и их специфике. При составлении расписания необходимо учитывать индивидуальные навыки и время, необходимое для выполнения определенных задач. Неправильное распределение рабочего времени может привести к перегрузке некоторых сотрудников и непродуктивности в других группах.

Другой распространенной ошибкой при распределении рабочего времени является недостаточное учет времени на отдых и перерывы. Неправильное распределение времени отдыха может привести к усталости сотрудников, снижению их продуктивности, а также возникновению профессиональных рисков и заболеваний.

Для избежания этих проблем необходимо провести анализ нагрузки и занятости сотрудников, учесть их индивидуальные предпочтения и потребности. Также важно правильно оценивать объемы работы и эффективность процессов, чтобы определить наиболее оптимальное распределение рабочего времени.

Неучет нагрузки на сотрудников

В результате такого подхода сотрудники могут быть перегружены работой или, наоборот, иметь мало задач и чувствовать себя нерасположенными. Перегрузка негативно сказывается на эффективности работы, здоровье и настроении сотрудников, что может привести к снижению их производительности и увеличению текучести кадров.

Для избежания подобных ситуаций необходимо учитывать нагрузку на сотрудников при составлении штатного расписания. Важно анализировать объем работы, сложность задач и требуемые навыки для их выполнения. Также стоит учитывать силовые возможности сотрудников и возможные периоды повышенной загрузки, например, перед важными сроками или в периоды пиковой активности в компании.

Для более точного учета нагрузки на каждого сотрудника можно использовать специальные программы и учетные системы, которые позволяют распределить задачи и контролировать их выполнение. Также полезно регулярно обновлять штатное расписание и проводить анализ его эффективности, чтобы оперативно вносить изменения и предотвращать возможные ошибки при планировании нагрузки на персонал.

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

1. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
2. Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
4. Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
5. Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Как заполнять штатное расписание

Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:

• наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;

• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;

• номер нормативного документа и число его составления;

• число начала действия документа — может отличаться от даты составления;

• номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;

• количество служащих на каждой должности.

Выбираем тип учреждения

Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.

Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.

Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.

В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.

Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.

Основные алгоритмы решения управленческих проблем слабо зависят от формы собственности. В гораздо большей степени на них влияют цели организации.

Именно с уточнения и осмысления целей организации следует начинать оптимизацию штатного расписания. Причем уточнять и осмыслять нужно не формальные, а реальные цели. В коммерческом секторе они очевидны — получать прибыль. Правда, для этого приходится думать о том, как наилучшим образом удовлетворить потребности клиентов, покупающих товары и услуги. С организациями бюджетной сферы все сложнее: цели им ставит учредитель — орган государственной власти или местного самоуправления, а услуги получают население и юридические лица, находящиеся на конкретной территории. Например, цели для муниципальной средней школы должны учитывать интересы учредителя, общества в целом, а также родителей, учеников, педагогов. Как же решить непростую задачу? Так ли необходимо формулировать цели и миссию учреждения?

Приведем пример. Один из вновь созданных лицеев Нижнего Новгорода потратил немало усилий для определения своих целей и миссии. В итоге миссия получилась не из двух — пяти предложений, а заняла полторы страницы. Однако благодаря пониманию того, в каком направлении нужно развиваться, была достигнута поставленная цель — через пять лет лицей стал лучшим в области, «подвинув» более именитые общеобразовательные учреждения, и 100% его выпускников поступали на бюджетные места ведущих нижегородских вузов.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Похожие записи:

• Начисление отпуска в 2024 году в РК
• Подарок на рождение ребенка в Москве в 2024 году
• Делится ли при разводе имущество полученное в наследство